EthikPool ist das elektronische Portal zur Be- und Verarbeitung von Anträgen und Anliegen an die Ethikkommission (EK) der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH). Über dieses Portal sind alle erforderlichen Anträge und Unterlagen nach MPDG und hinsichtlich der Beratung entsprechend der Berufsordnung für Ärzte bzw. der Satzung der Ethikkommission der MHH elektronisch einzureichen. Es dient ebenso der elektronischen Aktenführung. Dabei werden personenbezogene bzw. -beziehbare Daten verarbeitet.
Die Art und der Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die EK, die den Antragstellern bereits aus Verfahrensgründen bekannt sein müssen. Es werden dabei nur die Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.
VERANTWORTLICHER
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Präsident der Medizinischen Hochschule Hannover
Medizinische Hochschule Hannover
Carl-Neuberg-Straße 1
30655 Hannover
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Herr Joachim Barke
Medizinische Hochschule Hannover
Carl-Neuberg-Straße 1
30655 Hannover
Datenschutz@mh-hannover.de
ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG
Zweck der Datenverarbeitung ist die elektronische Bearbeitung und Einreichung von Anträgen durch den Antragsteller, die elektronische Aktenführung und Sachbearbeitung, Kommunikation zwischen Antragstellern, Geschäftsstelle der Ethikkommission und den Mitgliedern der Ethikkommission. Metadaten/Logdaten werden zu Sicherheits- und Wartungszwecken verarbeitet. Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die Ethikkommission, die den Antragstellern bereits aus Verfahrensgründen bekannt sein müssen. Es werden dabei nur die Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m § 3 NDSG, §§ 42 ff. AMG, Art. 25 der VO (EU) 536/2014, Art. 62 MDR, , § 15 Abs. 1, 3 Berufsordnung der Ärztekammer Niedersachsen.
Aus den genannten Rechtsgrundlagen ergibt sich auch die Pflicht zur Bereitstellung der Daten.
EMPFÄNGER ODER KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN
Die mit ethikPool verarbeiteten Daten können nur von Mitarbeitern der Geschäftsstelle sowie Mitgliedern der Ethikkommission eingesehen werden. Antragsteller können nur eigene Anträge einsehen. Wenn Sie mittels der Funktion „Antrag vernetzen“ den Antrag für andere Antragsteller freigeben, können die vom Antragsteller selbst freigegebenen Daten auch von diesen eingesehen werden.
Eine Übersicht, wer einen freigegebenen Antrag einsehen kann, findet sich unter „Vernetzung“.
Die Software wird von der Firma Smart-Q GmbH gewartet. Diese hat ihren Sitz in Deutschland und unterliegt ebenfalls den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bei Wartungsarbeiten kann es erforderlich sein, dass die Firma Smart-Q Einblick in personenbezogene Daten erhält. Sie darf diese Daten jedoch ausschließlich zu Wartungszwecken verarbeiten, nicht speichern und nicht an Dritte weitergeben. Es existiert hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art.28 DSGVO.
Der Server wird in der Medizinischen Hochschule Hannover betrieben.
SPEICHERUNG
Die Anträge und elektronischen Akten werden für 30 Jahre nach Einreichung/Abschluss des Verfahrens gespeichert und anschließend datenschutzkonform gelöscht.
BETROFFENENRECHTE
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Behörde:
Landesbeauftragter
Dennis Lehnkämper
Postfach 221
30002 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de
Bitte sprechen Sie zunächst die Datenschutzbeauftragten der MHH an (siehe oben). In den meisten Fällen lassen sich Fragen auf diesem Wege klären und mögliche Probleme lösen.
